Procure 2 Pay

Aanbieding!

Volledig in controle van aanvraag tot betaling

Procure 2 Pay

3.00 2.00

Categorie:

Wanneer het gaat om het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen, is het inkopen van goederen en diensten een proces dat bij veel organisaties niet de hoogste prioriteit krijgt. Zonde, want dit veelal ongestructureerde proces van aanvragen, goedkeuren, inkopen en betalen leent zich uitstekend om snel winst te behalen. Waarom zou je bijvoorbeeld uren inzetten om inkomende facturen te controleren? Als het proces aan de voorkant namelijk strak en goed is ingeregeld, is dat helemaal niet meer nodig!

Hoe werkt het?

Met Procure 2 Pay heeft u volledige supervisie over het gehele traject van inkoop tot en met betaling. U kunt uw inkoopverplichtingen vastleggen om vervolgens controle te houden over budgetten. U kunt verifiëren of afspraken en werkelijke facturen overeenkomen en u kunt autorisatie van budgethouders vragen voor betaling. Daarnaast heeft u  inzicht in historische en toekomstige kosten van alle leveranciers. Uiteraard werkt Procure 2 Pay over afdelingen heen, zodat u een duidelijk overzicht heeft van de totale kosten en de toegewezen kosten per afdeling, vestiging en/of kostensoort. Zo zijn de afgesproken kosten versus budgetten altijd inzichtelijk en beschikt u over een intern autorisatieproces waarmee inkopen en facturen kunnen worden goedgekeurd.

Voordelen?

Alle inkoopafspraken en aanvragen op één plek.
Volledig inzicht in contractduur en leveranciersinformatie.
Een autorisatieproces voor het goedkeuren van inkopen en het autoriseren van facturen.

Melding op basis van regels die je zelf kunt bepalen (bijvoorbeeld als een budget bijna op is).
Een helder inzicht in kostenverdeling per afdeling, vestiging en/of kostensoort.
De zekerheid dat betaalde facturen overeenkomen met de gemaakte afspraken.

Procure 2 Pay in de praktijk:

Het inkoopproces start bij de aanvraag voor een bestelling van een product of dienst. Na het registreren van deze aanvraag wordt gecontroleerd of de aanvrager geautoriseerd is en of er voldoende budget beschikbaar is.  Als aan deze voorwaarden is voldaan, kan de inkooporder worden goedgekeurd en wordt de aanvraag omgezet naar een bestelling. Deze bestelling kan eenvoudig worden doorgestuurd naar de betreffende leverancier. Na levering kan de ontvangst snel en eenvoudig worden bevestigd, zodat wordt voorkomen dat er wordt betaald voor een product of dienst die niet of onvolledig geleverd is. Na enige tijd zal er een factuur worden ontvangen van de leverancier. Deze factuur kan direct worden gecontroleerd op basis van de gemaakte afspraken en worden geautoriseerd door de aanvragen/budgethouder.

Door het gebruik van Procure 2 Pay heeft u overzicht over alle ingekochte producten en diensten, inclusief autorisatie en beschikbare/bestede budgetten. Bovendien kunt u direct zien of de kosten overeenkomen met de gemaakte afspraken. Met Procure 2 Pay bespaart u niet alleen veel tijd in het inkoopproces, er wordt ook veel geld bespaard door te voorkomen dat u meer betaalt dan afgesproken is. Bovendien bewaakt u continu de budgetten, waardoor ongemerkte overschrijdingen tot het verleden behoren. Alle kosten zijn geautoriseerd door verantwoordelijke budgethouders.  Met Procure 2 Pay weet u altijd wat er speelt… van aanvraag tot betaling!

Disclaimer

  • Alleen in combinatie met licentierol: CRM en professional.
  • Deze oplossing is een geïntegreerd Exact Synergy template op basis van de functionaliteit zoals beschreven is in de gebruikershandleiding.
  • Aanpassingen op deze template zijn mogelijk op basis van meerwerk.
  • De template maakt beperkt gebruik van Solution Builder, TVM en WordMerge.

Extra informatie

Categorie

Procesoplossingen