Nieuwe functionaliteiten MS Word Merge Add-on SE

Inmiddels is de MS Word Merge Add-on SE uitgebreid met een aantal nieuwe functionaliteiten in batch 243.

Samenvoeg document zichtbaar als PDF bestand

Na een meervoudige merge op basis van een selectie van relaties, medewerkers of verzoeken is het nu mogelijk om van ieder samengevoegd document snel een voorbeeld in PDF formaat te bekijken zonder dat MS Word opgestart hoeft te worden. De PDF documenten worden automatisch aangemaakt met het samenvoegen naar MS Word.

Printjob management

Na een meervoudige merge op basis van een selectie van relaties, medewerkers of verzoeken kunnen alle geselecteerde documenten in één handeling direct batchgewijs worden geprint of verwijderd ①. Tevens is het mogelijk om de printsessie te bewaren zodat deze op een later tijdstip kan worden geprint. Na het samenvoegen kan de printsessie eenvoudig via een verzoek worden toegewezen aan bijvoorbeeld een medewerker op het secretariaaat, de receptie of de repro-afdeling zodat het printen (en couverteren en frankeren) centraal kan plaats vinden ②.

Het printen van de sessie kan door de toegewezen gebruiker vanuit de werkstroom worden opgestart ③. Voordeel van deze nieuwe functionaliteit is dat voorkomen wordt dat iedere afzonderlijke medewerker zijn eigen brieven gaat printen.

 

Om te kunnen printen vanuit Synergy is tevens een onderhoudsfunctie toegevoegd om in Synergy de netwerkprinters te kunnen definiëren en de mogelijkheid om een standaard printer per gebruiker vast te leggen.

Ondersteuning IF constructies

Vanaf batch 243 is het mogelijk IF-constructies in een MS Word template te gebruiken. Afhankelijk van een bepaalde waarde in Synergy wordt als resultaat een bepaalde tekst weer gegeven in het samenvoeg document. Voorbeelden voor dit gebruik zijn:

• Bij het afdrukken van een adres wordt het land alleen afgedrukt indien dit buiten Nederland is.
• Om te voorkomen dat er een dubbele spatie in de naam van de contactpersoon wordt afgedrukt, indien het tussenvoegsel leeg is.
• Indien de medewerker minder als 40 uur werkt, dient er er een extra textblok te worden afgedrukt in het arbeidscontract.

Versiebeheer

Ook nieuw is dat documenttypen met versiebeheer worden ondersteund. Het is nu mogelijk om met de MS Word Merge Add-on een document samen te voegen en deze op te slaan als eerste versie. Indien dit document vervolgens wordt gewijzigid, kan een nieuwe versie worden opgeslagen.

Ondersteuning Exact bouwsteen Natuurlijke Personen

De MS Word Merge Add-on is geschikt gemaakt om te functioneren in combinatie met de Exact bouwsteen Natuurlijke Personen. Zo kunnen ook samenvoeg documenten worden gemaakt vanaf de Natuurlijke Persoon kaart.

Document onderwerp als samenvoegveld

Het onderwerp van het Synergy document dat op basis van de instellingen wordt gegenereerd tijdens het samenvoegen, kan nu ook als mergeveld worden opgenomen in het document. In de instellingen is bijvoorbeeld de "Relatienaam-Wordbrief-Extra" als documentomschrijving gedefinieerd. Deze kan dan ook als samenvoegveld in bijvoorbeeld de voettekst van het document worden opgenomen, zodat dit bijvoorbeeld Valstar-Offerte-Racefiets oplevert

Klik hier voor meer informatie over de MS Word Merge Add-on voor Synergy Enterprise.